Ministerie van VROM
Uitnodigen minister
Wilt u de Minister van VROM uitnodigen, bijvoorbeeld om een congres toe te spreken, een boek in ontvangst te nemen of om kennis te maken met een organisatie? Dat stelt de minister zeer op prijs.
Let wel, de bewindspersoon ontvangt tientallen uitnodigingen per week. Weet dus waaraan een uitnodiging moet voldoen en waar u de brief naar toe moet sturen.
Stap 1
Als u de minister uitnodigt, hou dan de volgende belangrijke punten in gedachte:
Altijd onder voorbehoud
Een toezegging van een minister is altijd onder voorbehoud. Er kan altijd iets tussen komen. Bijvoorbeeld omdat de bewindspersoon naar de Tweede Kamer moet voor overleg. De volksvertegenwoordiging gaat altijd voor.
Daarom zijn moeilijke dagen:
- dinsdagmiddag tussen 14 en 15 uur
Dan is er een vast 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden beschikbaar moeten zijn. - vrijdag
De ministers zijn dan altijd bij de vergadering van de Ministerraad. Deze vergadering duurt meestal de hele dag.
Tijdig versturen
De agenda van de minister is bijzonder druk. Een uitnodiging op het laatste moment valt vrijwel niet meer in de agenda in te passen.
Probeer uw verzoek ongeveer 3 maanden voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Het duurt zo'n 3 weken voordat u antwoord krijgt, zodat u nog ruim op tijd weet of de bewindspersoon op uw uitnodiging ingaat.
Stap 2
In uw uitnodiging moeten de volgende zaken duidelijk zijn:
Reden
Geef duidelijk de motivatie aan.
- Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting met de minister, een toespraak van haar of een bezoek?
- Wat heeft u gedaan of in gang gezet waardoor het voor de minister interessant is om in te gaan op de uitnodiging?
Contactpersoon
Vaak is overleg over het programma en het optreden van de bewindspersoon noodzakelijk. Vermeld daarom in uw verzoek de contactpersoon die inhoudelijk op de hoogte is van alle plannen rond de uitnodiging. Noodzakelijke gegevens van deze persoon zijn:
- Naam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Achtergrondinformatie
Om uw verzoek goed te kunnen behandelen, hebben wij de volgende informatie nodig:
- welke minister nodigt u uit?
- wat wordt er verwacht van de minister?
- wie organiseert het evenement?
- wat is het onderwerp en de doelgroep van het evenement?
- waar en wanneer vindt het evenement plaats?
- is het evenement openbaar of besloten?
- Is het een commercieel of niet commercieel evenement?
- Wordt de pers (landelijk en regionaal) voor het evenement uitgenodigd?
- is het een nationaal of internationaal evenement?
- wat is het (concept) programma?
-
wie zijn de andere belangrijke genodigden/sprekers?
-
wat is de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de contactpersoon?
Stuur eventuele achtergrondinformatie als folders en brochures met uw uitnodiging mee.
Stap 3
U kunt uw brief richten aan de bewindspersoon en sturen naar:
Ministerie van VROM
Postbus 20951
IPC 100, 2500 EZ Den Haag
U kunt ook dit digitale formulier invullen.
U kunt het bovenstaand adres en formulier alleen gebruiken voor uitnodigingen. Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de organisatie of over het beleid, stuur dan een e-mail of bel 070 - 339 50 50 (maandag t/m vrijdag van 8.00 - 20.00 uur). Uw vraag wordt via Postbus 51 in behandeling genomen. Meer contact »
